Data Gedreven Werken lijkt een nieuwe hype, maar is meer dan dat. Het is een logisch vervolg op wat analyse-methodieken en ICT-faciliteiten mogelijk maken. Gebruik van Data betekent dat jouw werk fundamenteel verandert. Tijd om de kenmerken van Data Gedreven Werken op een rijtje te zetten. We gebruiken hier voorbeelden binnen de gemeente en de zorg (Wmo).

1. Data: werken met data. Dit zijn sets van weergaven van de werkelijkheid: feiten (metingen) of waarnemingen (video, audio). De datasets gebruiken we om beslissingen te onderbouwen.
2. Vraag gestuurd in plaats van budget gestuurd. Niet de limieten óf er nog geld beschikbaar is binnen het budget voor bijvoorbeeld zorg, maar de vraag wélke middelen nodig zijn om de zorg naar tevredenheid van de cliënt én de overheid te leveren.
3. Transparant, controleerbaar. Gebruik van Data maakt zichtbaar welke overwegingen en welke afwegingen gemaakt worden. Binnen welke marges is gedrag toelaatbaar, en vanaf welk moment gaan we optreden, handhaven of actief handelen. Het proces is objectiveerbaar en achteraf herleidbaar wat er feitelijk zich heeft afgespeeld.
4. Analyse in plaats van monitoring. Monitoring is het bewaken van het bestaande beleid of beschikbare budget. Analyse vergt een proactieve handeling en afweging om tot actie over te gaan. Dus niet alleen of er budget voor zorg is, maar ook áls we zorg beschikbaar stellen of het nuttig besteed wordt. Nieuwe analyse-methodieken doen hun intrede. Naast het analyseren van het bedrijfsproces, wordt Data als basis gebruikt voor resultaat of effectsturing.
5. ICT maakt het mogelijk. De kosten van ICT zijn dramatisch gedaald. De rekenkracht is logaritmisch gestegen. En de standaardisering via data warehouses maakt het koppelen van interne en externe datasystemen tot ons normale dagelijkse werk.
6. Data ecosysteem als werkterrein: Externe én interne Datasets verrijken de besluitvorming. Een klein deel van de Data is intern, dus binnen de eigen organisatie in gebruik. De extern beschikbare datasets zijn, naar schatting, vele malen groter dan waar we nu onze beslissingen op baseren. De Urban Data Centers, als samenwerking tussen het CBS en gemeenten, combineren de interne én externe datasets. Big Data en Open Data worden gecombineerd met shared Data. Deze komen samen met de ‘closed Data’ die uniek voor de eigen organisatie zijn, zoals persoonsgegevens of andere AVG-gevoelige Data.
7. Buiten de lijntjes kleuren: organisatie breed, en niet binnen de silo van de eigen subsidie-grenzen. Gemeenten beschouwden in het verleden het Wmo-budget als maximum voor uit te keren zorgdiensten en -voorzieningen. Data gedreven werken maakt het mogelijk om budgetten van zorg, onderwijs en jeugd te combineren. Deze mix van budgetten leidt tot optimale gezinsondersteuning in plaats van medicalisering van het individu.
8. Ontzorgen en maatwerk oplossingen. Een collega uit Amsterdam ziet in het Data Gedreven Werken het ‘ontzorgen’ van beleid, financiën en control. Er zijn vele hulpmiddelen beschikbaar om beslissingen te onderbouwen. Deskundige experts of Business Intelligence teams kijken mee naar complexe vraagstukken. Data analyse controleert of bewaakt niet alleen, maar is verklarend en mogelijk ook voorspellend van aard.
9. Nieuw sturingsmodel: sturen met Data is zowel sturen vanuit de cockpit als het beïnvloeden van een zwerm. In de cockpit ga je uit van gecontroleerde en directe beïnvloeding van alle onderdelen van de organisatie. Als je in een zwerm van vogels vliegt, kun je alleen meebewegen met de rest van de groep. Hooguit proactief van richting veranderen, in de hoop en verwachting dat anderen je volgen.
10. Digitale Transformatie: organisatiegericht en behoeften georiënteerd in plaats van ICT-ondersteunend. Kortom Data Gedreven Werken beperkt zich niet tot het domein van de Informatie voorziening. Het vraagt om visie op de sturing van de organisatie. De cultuur van interne of intuïtieve aansturing verandert naar meer analytische, methodische, dus een meer onderbouwde werkwijze. De verandering is een Digitale Transformatie van de organisatie en beperkt zich niet tot het vernieuwen van een ICT-systeem naar een Data warehouse.